Como organizar sua rotina com um gerenciador de tarefas?

Ter as ferramentas certas para fazer o seu trabalho é um dos segredos do advogado bem-sucedido. O uso de um gerenciador de tarefas é uma das práticas que aumentam a produtividade e o foco de um profissional. Entretanto, com tantas opções no mercado, às vezes é difícil escolher aquela que melhor funciona para você.

Entenda melhor o papel dos gerenciadores, como os principais funcionam, o que considerar ao determinar a eficiência de cada um e como obter resultados melhores associando-os a outras ferramentas.

O que é um gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas é um aplicativo ou técnica utilizado para maximizar a eficiência de um profissional. Ele funciona tanto para quem trabalha sozinho — como freelancer — quanto para grandes equipes e potencializa resultados, já que organiza informações, permite descobrir qual etapa de um projeto deve ser priorizada e melhora a visualização do trabalho que está sendo executado.

Os melhores deles, porém, vão além e também oferecem dados relevantes para que os retornos sejam melhores a cada dia. Eles contam com gráficos, relatórios e análises que criam uma linha do tempo, apontando a sua evolução ao usar a ferramenta.

Gerenciadores podem poupar tempo, porque condensam documentos importantes em um só lugar, e conseguem aumentar a sua produtividade com as metodologias que utilizam. É sobre elas que falaremos a seguir.

Qual é a diferença entre os gerenciadores mais populares?

Há muitos gerenciadores por aí, mas cada um deles funciona de forma diferente. Podemos dividi-los em categorias, como:

• gerenciadores de tarefas manuais;
• eletrônicos;
• online.

Em geral, todos se organizam em forma de grid (um quadro com várias informações que podem ser expansíveis ou não), distribuindo o que deve ser feito em um período de tempo. Você pode planejar as suas tarefas para uma semana, um mês ou um ano, dependendo da complexidade do projeto e da ferramenta que escolheu.

Entre os gerenciadores manuais, os mais populares são os que utilizam a metodologia Kanban. Essa palavra japonesa significa “cartão” e é um resumo de como esses organogramas funcionam. Nele, uma tarefa sempre precisa ser concluída para que se possa passar para outra, portanto, há um limite do que pode ser feito de cada vez.

Trata-se de um sistema flexível em que mudanças podem ser feitas conforme o necessário e as regras são definidas pelo utilizador. Alguns recursos online, como o Trello, operam de acordo com essa metodologia, mas falaremos melhor deles em alguns instantes.

Os gerenciadores eletrônicos são aqueles que funcionam no seu desktop. Eles são instalados no computador e têm uma vantagem em relação aos métodos manuais: a coleta de dados. Dividindo-se entre softwares e planilhas, essas ferramentas podem ser importadas para outros sistemas (como os de Business Intelligence) e transformadas em KPIs — indicadores-chave de performance — para informá-lo melhor sobre a efetividade do uso delas.

Chegamos, então, aos gerenciadores online. Eles funcionam na nuvem, ou seja, estão instalados em servidores remotos e precisam de conexão com a internet para serem acessados.

Com uma porção de vantagens (como o acesso ilimitado, a facilidade de utilização e a integração com outras ferramentas que você já utiliza no dia a dia), tornaram-se populares porque podem ser usados de qualquer dispositivo e integram técnicas como a Pomodoro. Ela ajuda a distribuir o trabalho em intervalos de tempo predeterminados, com descansos periódicos.

Os gerenciadores online também possuem recursos analíticos que mostram a sua evolução e cada um deles segue uma metodologia diferente para fazê-lo concluir todas as tarefas necessárias. O Trello, que citamos anteriormente, segue a Kanban. Já softwares como o Asana usam cronogramas e integram chats e arquivos para que a comunicação e a distribuição de dados de um projeto sejam facilitadas.

Qual deles é mais eficiente?

Não há uma metodologia ou um software só que funcione para todas as pessoas e equipes. Cada uma das ferramentas deve ser avaliada em função do impacto que têm sobre uma empresa ou profissional autônomo. A melhor maneira de fazer isso é acompanhando KPIs.

Os indicadores-chave de performance são pontos que devem ser frequentemente avaliados para determinar a eficiência de um recurso ou outro. Via de regra, todos eles são:

• bem definidos e possíveis de quantificar;
• fáceis de visualizar e entender;
• aplicáveis ao seu negócio;
• fundamentais para atingir um objetivo.

Lucro, custos e despesas são KPIs corporativos bastante utilizados. Há indicadores que são mais adequados, no entanto, para medir a performance das pessoas. Confira alguns deles:

• horas trabalhadas;
• lucro por colaborador;
• índice de entregas;    
• número de horas extras.

Os KPIs que uma pessoa acompanha devem ser compatíveis com o que ela precisa alcançar. Portanto, leia sobre os dados que o gerenciador de tarefas escolhido pode oferecer e veja como aquelas informações podem ser úteis para avaliar a sua performance.

Como obter mais resultados com meu gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas funciona melhor quando você passa a utilizar outras ferramentas de organização e automação com frequência. Por isso, listamos alguns apps que vão ajudá-lo a trabalhar melhor.

Nozbe

O Nozbe é um dos melhores softwares para gerenciar tarefas. Ele funciona conectado aos diversos assistentes virtuais de múltiplas plataformas (como a Siri e o Google Assistant). Compatível com desktops e celulares, o app cria checklists simples com as suas tarefas e ajuda você a se organizar todos os dias.

A melhor maneira de utilizá-lo é reservando um tempo, antes de dormir ou logo ao acordar, para listar tudo que precisa ser feito naquele dia. Independentemente de essas tarefas estarem no seu gerenciador, será mais fácil se lembrar delas e garantir que tanto a sua vida pessoal como a profissional se equilibrem.

DocuSign

Precisa assinar um documento rapidamente e enviá-lo para um contato? O DocuSign é um organizador de assinaturas que digitaliza arquivos e os conecta com outras ferramentas de produtividade, como o Evernote e o Google Docs, automatizando parte do seu trabalho.

Os documentos são enviados com encriptação e ficam bem protegidos na sua conta. Ele vai ajudá-lo a trabalhar de qualquer lugar, além de agilizar tarefas repetitivas e o armazenamento e a distribuição de arquivos.

Canva

Para criar apresentações de trabalho mais elegantes e convincentes, o Canva é o aplicativo de que você precisa. Ele permite editar esses arquivos com mais simplicidade do que o PowerPoint e produz animações e gráficos incríveis a partir de templates que vão poupar muito tempo para você.

Com alguns cliques, é possível trocar textos e fotos dos cartões; é fácil aprender a lidar com a ferramenta. Templates personalizados com logo e dados do seu negócio podem ser criados para concluir apresentações de forma ainda mais ágil, e o conteúdo produzido ali pode ser compartilhado em alguns cliques ou alterado por outros membros da equipe.

Escolher as ferramentas mais adequadas para a sua rotina de trabalho vai depender de como você atua profissionalmente. Existem muitas opções por aí e experimentar tantas quanto possível é a melhor maneira de descobrir quais funcionam para você.

Muitas soluções são atualizadas periodicamente e novos tipos de gerenciadores de tarefas são lançados o tempo todo. Portanto, é uma boa ideia encontrar uma forma de se manter por dentro do assunto. Que tal uma lista que se renova frequentemente e traz sempre as melhores opções para aumentar sua eficiência? Acesse a planilha 100 ferramentas e apps para organizar e administrar projetos!