6 dicas para redigir um e-mail profissional eficiente

É cada vez mais difícil encontrar pessoas nos dias de hoje que não lidam com a tecnologia, seja para estudar, trabalhar ou até mesmo como um passatempo. Quando falamos no mundo corporativo, essa realidade parece ainda maior. Uma das atividades rotineiras é escrever um e-mail profissional.

No entanto, todo cuidado é pouco e precisamos ficar mais atentos a essa tarefa para evitar erros comuns que podem comprometer o nosso trabalho.

Quer saber como fazer isso? Então, leia o post a seguir e confira as dicas para melhorar a forma como você escreve seus e-mails.

1. Utilize uma linguagem adequada

Em primeiro lugar, não adianta escrever algo que não será bem compreendido pelo seu destinatário. Essa é uma regra básica da boa comunicação: utilizar uma linguagem apropriada, sempre de acordo com o seu receptor — no caso, o leitor do e-mail.

Isso quer dizer que é importante que você considere quem é a pessoa que vai receber aquele conteúdo para adequar o tipo de linguagem. As relações profissionais normalmente requerem um tom mais formal, mas em alguns casos é até ruim ser formal demais.

Algumas pessoas pecam pelo excesso de requinte e acabam dificultando a comunicação ao usar palavras desconhecidas, vocabulários muito técnicos ou siglas muito específicas. Ainda que a outra pessoa entenda as informações, soa mal querer ser muito formal.

Por outro lado, a informalidade desmedida pode ser dispensada. Usar gírias, abreviações ou parecer íntimo demais também não é o ideal. Lembre-se de que você está representado uma organização e deve transmitir profissionalismo. Caso já tenha certa afinidade com o leitor, é possível ser um pouco mais informal — sem exageros.

2. Seja objetivo

Essa dica vale tanto para o assunto (nunca deixe o campo vazio) quanto para o corpo do e-mail. Ninguém tem todo o tempo do mundo para ficar lendo mensagens enormes, até porque as pessoas costumam receber vários e-mails por dia.

Logo, ser claro, objetivo e organizado é fundamental. Pense antes quais são os tópicos que você deseja tratar e organize suas ideias para depois redigir o conteúdo completo. Evite informações desnecessárias e procure não abrir espaço para interpretações erradas.

Ao mesmo tempo, não queria ser tão prático e direto a ponto de não cumprimentar o destinatário ou economizar demais na sua explicação. O e-mail precisa ter começo, meio e fim sem maiores delongas. Um bom truque é tratar das ideias principais logo no início, para não correr o risco do leitor não chegar até o final.

3. Fique atento ao formato e às normas gramaticais

Essa é uma dica que, embora todo mundo saiba, nem todos seguem. Manter o português correto é indispensável para passar a impressão de um bom profissional, atento e cuidadoso com as palavras.

Por isso, sempre que surgir uma dúvida o melhor é pesquisar a gramática e/ou ortografia correta antes de escrever qualquer coisa. Usar um corretor de texto também pode ajudar a identificar alguns erros que passam despercebidos.

De toda forma, algumas falhas comuns e banais precisam ser evitadas, como:

• falta de pontuação;

• texto todo em caixa alta ou caixa baixa — letras maiúsculas e minúsculas devem ser usadas apenas quando necessário;

• falta de espaçamento, deixando o texto confuso e difícil de entender;

• excesso de negritos, sublinhados ou cores — só aquilo que é essencial deve ser destacado (se isso for preciso);

• uso de expressões batidas e que não dizem nada como “sem mais por agora” ou “venho por meio desta”, entre outros.

4. Lembre-se de ser cordial e agradável

Ser educado é uma habilidade que deve ser usada a todo momento. Mesmo que você mande inúmeros e-mails para as mesmas pessoas, jamais deve deixar de ser cordial e agradável com elas.

Cumprimentar o destinatário de forma simpática é sempre um bom começo. Isto é, preocupe-se ao menos em desejar um bom dia, uma boa tarde ou uma boa noite a ele. Se a conversa se estender, não precisa ficar saudando a pessoa a cada e-mail, mas é recomendável citar o seu nome antes de respondê-la.

A despedida também deve seguir a mesma linha, terminando o texto com alguma saudação — “atenciosamente”, “cordialmente” ou até “abraços” estão entre as palavras mais usadas. Além disso, não deixe de lado as palavras mágicas como “por favor” e “obrigado”.

5. Identifique-se

Ao final do e-mail é imprescindível que você se identifique para o seu leitor. No dia a dia de trabalho recebemos diversas mensagens e nem sempre guardamos o nome de cada um dos remetentes.

Portanto, deixe claro quem você é e em que empresa trabalha — o que é ainda mais relevante se você fizer parte de uma grande corporação ou de uma multinacional.

Um hábito comum para facilitar essa tarefa é criar uma assinatura padrão para todos os seus e-mails profissionais. Para evitar confusões, vale a pena inserir dados como:

• nome completo (ou pelo menos nome e sobrenome, sem colocar apenas “Cláudio” ou “Maria”);

• empresa (pode colocar o nome ou a logomarca, como muitos fazem);

• setor de atuação ou cargo que ocupa;

• telefone(s) para contato e dúvidas.

6. Revise antes de enviar

Por último e não menos importante, tenha a prudência de revisar todo o conteúdo antes de enviá-lo. Tal atitude é crucial para perceber se o seu objetivo foi cumprido, ou seja, se o e-mail transmite a ideia que você deseja.

A revisão ainda é uma boa oportunidade para consertar erros de ortografia, gramática ou trocar algumas palavras para que o texto fique mais adequado — ele deve ser atraente, rápido e fácil de ser lido, o que significa que é escaneável.

Nessa hora, confira se o documento realmente foi anexado (caso haja), se as pessoas envolvidas estão certas, se os dados estão corretos (fique atento a números e datas, principalmente) entre outros detalhes que fazem a diferença. Se tudo estiver conforme o planejado, é hora de enviar o e-mail com segurança!

Enfim, é válido ter em mente que o e-mail é um documento, um instrumento de comunicação que não deve ser negligenciado. Então, seguindo essas dicas, será bem mais fácil redigir um e-mail profissional com qualidade e atenção, não é mesmo?

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