Reuniões produtivas: 6 técnicas que você precisa aprender

Um dos maiores desafios para qualquer tipo de negócio é a otimização de recursos importantes, como o tempo. Isso significa maior produtividade e menos desperdício. Um exemplo de como conseguir isso é deixar as reuniões produtivas.

Muitas vezes perde-se muito tempo em encontros que acabam não servindo para nada, pois não cumprem o objetivo preestabelecido e se tornam apenas mais um momento desperdiçado.

Em vista disso, separamos algumas técnicas que podem ser úteis para evitar esse tipo de situação, que já é uma realidade bastante comum. Então, confira o post a seguir e comece a colocá-las em prática!

1. Defina as pautas com antecedência

Uma das coisas que mais aumentam as chances de perder tempo na reunião é não decidir com antecedência quais assuntos serão tratados naquela oportunidade. Deixar para decidir em cima da hora é um péssimo hábito se você quiser ser produtivo.

Quando as pessoas envolvidas se preparam previamente para o encontro, é mais fácil fazer com que ele seja objetivo e eficiente. Cada um pode pensar nos temas com calma, definir suas opiniões e elaborar suas falas.

Isso evita surpresas e ainda contribui para que as decisões não sejam tomadas no calor da emoção — com um tempo prévio para refletir, as pessoas tendem a agir mais conscientemente e menos por impulso.

Outra dica relacionada às pautas é estabelecer uma espécie de cronograma para cada reunião. Por exemplo, se existem 5 assuntos para serem resolvidos, tente organizá-los de acordo com a sua complexidade.

Deixe os mais complicados para o começo (quando todos ainda estão dispostos) e os mais simples para o final, já que não requerem tanto debate e as pessoas já devem estar um pouco cansadas. Essa organização pode fazer uma boa diferença para a produtividade da equipe.

2. Estabeleça limites de tempo

Por que as reuniões são consideradas por muitas pessoas como uma obrigação chata e cansativa? Porque normalmente elas duram mais do que o esperado, prolongando assuntos que poderiam ser resolvidos de forma prática e rápida.

Sendo assim, outro segredo para ter reuniões produtivas é determinar um horário para que elas comecem e para que elas terminem. É claro que isso só é válido se a regra for cumprida, pois de nada adianta definir um limite de tempo se as pessoas não obedecerem a ele.

Nesse caso, o fato de definir as pautas e uma agenda para cada encontro será bastante favorável para que elas cumpram o horário planejado. Inclusive, o líder ou responsável pode marcar o tempo que deve ser dedicado para a resolução de cada assunto programado — o que é ótimo até para não atrapalhar a rotina de trabalho.

Para complementar a dica, deixe um relógio visível no local para que todos saibam exatamente que horas são. Fazendo isso, provavelmente os mais objetivos ficarão atentos e tentarão seguir o combinado.

3. Escolha um local adequado

Outro fator que costuma prejudicar constantemente as reuniões é a falta de privacidade. Isso quer dizer que há sempre alguém interrompendo, seja pelo telefone tocando, seja por alguém entrando na sala ou qualquer outra coisa parecida.

Por isso, o ideal é reservar um lugar especialmente para aquela situação. A maioria das empresas tem um espaço destinado para isso, que é a sala de reunião. Acontece que nem sempre as pessoas dão o devido valor a esse ponto e realizam seus encontros de qualquer forma.

Mas é importante considerar que as interrupções podem proporcionar quebras desnecessárias no fluxo do planejamento. Mesmo que uma pessoa entre, perceba que está atrapalhando e saia rapidamente, ela já pode ser motivo para uma conversa paralela.

Voltar ao foco se torna mais difícil quando essas pausas não planejadas acontecem, portanto, é melhor evitá-las reservando um local adequado para fazer a reunião. Aliás, isso inclui piadas fora de hora, celulares apitando a todo momento, entre outras distrações.

4. Prepare a equipe

Além de estabelecer as pautas antes, outro detalhe que você deve ficar atento é para que as pessoas convocadas para a reunião estejam preparadas para tratar daquele(s) tema(s).

Isto é, todas elas devem ter acesso às mesmas informações para que ninguém chegue na hora sem saber o que está acontecendo. Caso contrário, certamente você vai ter que perder algum tempo para explicar para algum participante (ou mais que um) como estão as coisas e o que vocês precisam resolver.

Logo, é necessário ser preciso e objetivo nessa preparação. Por exemplo, avisar que a reunião é para falar sobre o Marketing não é suficiente para deixar todos na “mesma página” sobre quais são os pontos críticos. É para pensar numa próxima campanha? É para escolher uma agência de publicidade parceira? É para analisar um orçamento?

Enfim, diante de tantas possibilidades, é melhor ter tudo preparado para que a falta de produtividade não se torne um problema.

5. Seja objetivo

Não adianta deixar tudo organizado e ser prolixo, não conseguindo dar o andamento esperado para a situação. Às vezes, é natural que o estresse e o cansaço nos deixem mais improdutivos, mas alongar demais a reunião também não é uma boa alternativa.

Para tanto, vá com as suas ideias e objetivos em mente, procurando incentivar os outros colegas a terem a mesma postura. Sermões, discussões paralelas, brincadeiras, entre outras ocorrências que fujam do foco predefinido não devem ser bem-vindas.

Isso não significa que reuniões produtivas devem ser feitas por robôs que seguem um plano totalmente rígido. Na verdade, deve haver espaço para troca de opiniões, desde que elas estejam dentro do escopo e sejam objetivas — sem virar um debate sem fim.

As pequenas conversas casuais também podem ajudar a quebrar o gelo e não deixar o ambiente tão tenso. Porém, procure fazer o exercício de lembrar-se a todo momento de qual a finalidade do encontro para que as distrações não sejam excessivas.

Outro aspecto que ajuda é não convocar pessoas demais. Quanto mais seleto for o grupo, menores serão as chances de alienação e maior a probabilidade de ele ser produtivo.

6. Faça uma ata

Por fim, deixe alguém responsável por resumir tudo o que foi resolvido durante a reunião, registrando o conteúdo em uma ata. Até mesmo porque a necessidade de fazer um relatório acaba evidenciando se ela foi produtiva ou não — e se não for, cria-se o alerta de que algo precisa mudar para que o resultado seja melhor, não é verdade?

Então, adote o hábito de sempre fazer uma resenha do que foi discutido para saber quais são os próximos passos que devem ser tomados. Definir tarefas e prazos para que elas aconteçam é uma boa maneira de favorecer a eficácia do próximo encontro.

A ideia é que todas essas técnicas contribuam para deixar as reuniões produtivas, além de menos desgastantes. Com um pouco mais de foco e disciplina, você perceberá como os efeitos serão positivos!

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