Como melhorar a gestão de contencioso?

Você sabia que a preocupação com a gestão de contencioso é uma tendência entre empresas de diferentes ramos de atuação? Afinal, a falta de atenção em relação a isso pode acarretar grandes prejuízos, financeiros e legais.

Para ajudar a entender melhor essa questão, preparamos este post pensando em você que deseja aprimorar o funcionamento de seu departamento jurídico. Nele, explicaremos o que é necessário para manter a organização e minimizar riscos. Continue a leitura e confira nossas orientações!

O que é contencioso?

Contencioso são todas as ações judiciais em que a empresa figura, seja no polo ativo (processando alguém), passivo (sendo processada), ou como terceiro interessado (quando é credora de empresa que abriu falência, por exemplo).

É muito importante que o departamento jurídico tenha um bom controle sobre o contencioso, não somente no sentido de obter uma sentença favorável para a empresa, mas também para que não perca prazos, não deixe de anexar documentos relevantes etc.

Ou seja, pode-se dizer que gestão de contencioso é ter organização em relação às demandas judiciais que já estão em andamento. Por outro lado, também é importante focar na prevenção de novos problemas que possam levar a empresa a sofrer novos processos.

Como melhorar a gestão de contencioso?

Agora que você já sabe o que é gestão de contencioso, confira a seguir o que fazer para melhorar esse importante procedimento na sua empresa:

Utilize um software de gestão

Mesmo que sua empresa seja pequena, é importante que o departamento jurídico possa trabalhar de maneira unificada, evitando confusão na distribuição de tarefas. Por isso, é importante implementar um sistema que organize o trabalho e ajude no cumprimento de prazos, mas, ao mesmo tempo, permita que cada profissional possa ter conhecimento do que o outro está fazendo e atuar de forma conjunta, quando necessário.

Isso é particularmente importante quando a empresa possui mais de uma sede ou filial. Assim, é possível haver comunicação e troca de informações entre os departamentos jurídicos de diferentes locais, de maneira prática, totalmente digitalizada.

Se você já utiliza um ERP (Enterprise Resource Planning — ou, em português, Sistema de Gestão Empresarial), procure por um software de gestão que possa ser integrado ao software de ERP, para que todas as informações mais relevantes de sua empresa possam ser acessadas em um mesmo lugar.

As principais vantagens de se utilizar um software de gestão são:

Menor quantidade de retrabalho

O software auxilia a manter a organização, evitando que duas pessoas trabalhem numa mesma tarefa e deixem outra de lado, por exemplo.

Formação de equipes

Por meio do uso de um software, é possível combinar profissionais que tenham conhecimentos complementares para otimizar o fluxo de trabalho.

Facilidade em fazer estatísticas

O software de gestão pode gerar estatísticas sobre a quantidade de trabalho feita ou facilitar que o cálculo seja feito por uma pessoa.

Busque um profissional especializado

Nem sempre o departamento jurídico de sua empresa terá o conhecimento necessário para começar a fazer a gestão de contencioso. Por isso, é importante que eles sejam amparados e orientados por um expert no assunto.

O profissional capacitado a fazer a gestão de contencioso é o especialista em técnicas de compliance ou o analista jurídico. Essas funções são exercidas por uma pessoa que é formada em Direito, mas especializa-se em observar diversos tipos de leis e trazê-las para serem aplicadas na realidade da empresa, nos mais variados âmbitos.

Esse especialista trabalhará em conjunto com o departamento jurídico, auxiliando os advogados da empresa na organização processual, bem como observando os tipos de demanda que mais aparecem contra a empresa. Isso servirá para desenvolver táticas que minimizem a quantidade de erros da mesma natureza no futuro.

É preciso lembrar que o departamento jurídico é uma das áreas de maior risco de uma empresa, pois erros como perda de prazos ou petições sem um bom embasamento podem trazer um grande prejuízo financeiro.

Atue preventivamente

É importante que o especialista em gestão de contencioso atue na prevenção de erros. Para isso, ele precisa ter acesso a dados como:

Tipos de ações que mais são ajuizadas contra a empresa

Suponha que a empresa é processada com frequência por dever impostos, embora realize o pagamento deles. Nesse caso, a solução é contratar um especialista em Direito Tributário, que auxiliará o setor de contabilidade a realizar o pagamento do valor correto.

Caso o principal problema seja as demandas do consumidor, é preciso desenvolver uma ética de trabalho para os vendedores e demais profissionais que lidam diretamente com o cliente final e focar no pós-atendimento para resolver problemas antes que eles se tornem ações judiciais.

Tipos de ações que a empresa mais ajuíza

A empresa tem tido problema com fornecedores ou prestadores de serviço e precisa processá-los para receber sua parte do acordo? É preciso encontrar a origem do problema, que provavelmente é um contrato com falhas ou negociação com empresas que não são idôneas. A partir daí, pode-se traçar soluções.

Ações que obtiveram sucesso

É importante analisar processos que já transitaram em julgado para poder avaliar os fatores que levaram a um veredito positivo ou tiveram seu prejuízo minimizado. Por exemplo, se a empresa costuma ter êxito ao propor um acordo extrajudicial com o autor da ação, é melhor continuar adotando essa postura, em vez de deixar o processo prosseguir ao longo de muitos anos.

Ações que foram extintas sem resolução

Uma ação pode ser extinta sem resolução caso não haja recolhimento das custas iniciais, caso não haja manifestação por um longo tempo, entre outros. É preciso verificar qual foi a causa da extinção e redobrar a atenção para não deixar que isso ocorra com frequência.

Dificuldades para obter provas documentais

Em qualquer tipo de empresa, todas as transações são registradas por meio de um ou mais tipo de documento, o que facilita na hora de provar fatos nos autos de um processo. Contudo, nem sempre esses documentos são mantidos em perfeita ordem.

Se os advogados costumam ter dificuldade em obter contratos, notas fiscais e outros documentos necessários à ação judicial, é preciso focar na organização do setor responsável por eles para tornar esse procedimento mais fácil no futuro.

Todos os setores de uma empresa funcionam de maneira interligada e, para obter o máximo de sucesso na gestão de contencioso, é importante que todos eles estejam bem organizados e dialogando entre si.

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