Gestão de diligências: como fazer e assegurar a produtividade?

A gestão de diligências é uma medida necessária para melhorar a produtividade dos advogados. Afinal de contas, as tarefas auxiliares podem ser tão ou mais importantes do que a atividade intelectual — e a peça jurídica perfeita não terá efeitos se protocolizada fora do prazo, não é mesmo?

No entanto, escritórios e profissionais autônomos diversas vezes realizam essas rotinas de maneira assistemática. Sem planejamento e controle, sofrem com os prejuízos de uma organização inadequada, como o aumento dos riscos e dos desperdícios de tempo e o baixo desempenho.

Por isso, o presente artigo aborda os principais aspectos da gestão de diligências e oferece 3 dicas para a sua correta implementação. Prossiga e descubra como ser mais eficiente!

O que é gestão de diligências?

O cotidiano dos advogados é permeado por ações auxiliares ao exercício de sua atividade profissional, como consultas aos cartórios judiciais e extrajudiciais, acompanhamento de mandados, protocolização de requerimentos etc.

Nesse contexto, a gestão de diligências consiste na organização dos recursos disponíveis — tempo, dinheiro, pessoas, bens e afins — para otimização do resultado das rotinas, com a criação de sistemas que possam ser exercitados no dia a dia do escritório.

Por isso, é recomendável a utilização de duas ferramentas de gestão: o ciclo PDCA e a análise 5w2h. A primeira auxilia a criação de procedimentos internos e sua melhoria constante, enquanto a segunda fornece as bases da organização de atividades.

Como aplicar o ciclo PDCA à gestão de diligências?

A sigla PDCA é uma referência às 4 etapas de um ciclo de gestão, destinado à melhoria constante dos sistemas de uma organização. A ideia é que, com a repetição dos passos, o aprendizado obtido com a execução integre as atividades futuras.

Planejamento (to plan)

O primeiro passo é definir os objetivos, ou seja, o problema a ser resolvido ou o ponto a ser alcançado.

A partir de então, o foco é desdobrado em metas, que, para funcionarem adequadamente, devem ser específicas (specifics), mensuráveis (mensurables), atingíveis (attainables), relevantes (relevants) e temporais (time-bond), segundo a metodologia smart.

Por exemplo, ao definir a execução eficiente de diligências como norte, o advogado pode buscar, como metas, a redução das tarefas pendentes para o patamar de 5 por semana e a ampliação da distância entre a protocolização das peças e o prazo fatal em 48 horas.

Entretanto, os marcos não serão alcançados sem a adoção de estratégias. Trata-se das situações que, quando criadas, aproximam os gestores dos degraus estabelecidos. Como será visto mais para a frente, adotar um roteiro de atividades é uma dessas medidas.

Execução (to do)

A segunda etapa consiste em colocar o plano em ação e, assim, buscar a concretização das metas estabelecidas. Essa parte será complementada com o auxílio da ferramenta 5w2h, que veremos em breve.

Checagem (to check) 

A execução precisa ser acompanhada e ter seus resultados verificados. Por isso, durante o andamento os profissionais devem observar o que funciona e o que não funciona, bem como mensurar os resultados produzidos.

Ação (to act)

Ao verificar o funcionamento dos sistemas, o advogado deve agir para corrigir os erros e padronizar os acertos. Isso exigirá uma pausa para revisão do planejamento já com o aprendizado obtido na prática.

Como aplicar o 5w2h à gestão de diligências?

Além de pensar as diligências globalmente com o PDCA, o advogado precisa atuar localmente em cada tarefa do escritório para assegurar uma execução eficiente. Para tanto, comumente se recorre à análise 5w2h, que se trata de um conjunto de questionamentos que auxiliam no entendimento, na delegação e na execução de atividades. São eles:

• O que será feito? (What?)
• Por que será feito? (Why?)
• Onde será feito? (Where?)
• Quando será feito? (When?)
• Quem fará? (Who?)
• Como será feito? (How?)
• Quanto custa fazer? (How much?)

Se cada diligência passar por esse crivo, a atribuição e o controle das responsabilidades ficarão muito mais claros, porque os encarregados saberão exatamente aquilo que se pretende.

Como melhorar a gestão de diligências?

Com as bases solidificadas, é recomendável a implementação de práticas que aumentem a eficiência da gestão de diligências. Na maioria dos casos, as opções funcionarão como estratégias para melhorar o desempenho e alcançar as metas estabelecidas.

Investir em tecnologia

Com o passar do tempo, a tendência é que o advogado acumule um volume considerável de demandas. Logo, as informações sobre as diligências precisam ser otimizadas para garantir o fluxo e o controle das atividades.

Para isso, o mercado já oferece diversas soluções digitais. A principal delas é o software jurídico, que centraliza o conhecimento sobre os processos e tarefas do escritório, além de automatizar as ações repetitivas, como a coleta de andamentos e a de publicações no diário oficial.

O segredo é utilizar a tecnologia para criar condições de delegar e acompanhar o andamento das diligências — logo, de realizar as mencionadas etapas de planejamento, execução, controle e ação do ciclo PDCA.

Contratar correspondentes jurídicos

Outra medida importante é destinar uma parte do orçamento para a contratação de correspondentes jurídicos. A despesa, que deve constar no contrato de honorários, possibilita a ampliação das atividades sem produzir um aumento significativo de custos e carga de trabalho.

Isso ocorre porque as diligências em outras comarcas tomam uma porção significativa do tempo, além de gerar despesas de deslocamento e alimentação. No entanto, a dica também se aplica para o desafogo do escritório em momentos de excesso de serviço.

Lembre-se, por fim, de sempre utilizar o 5w2h nas delegações para os correspondentes jurídicos. Afinal, a ferramenta permite uma comunicação clara e inequívoca entre as partes.

Fazer um roteiro

Uma terceira dica é atentar especialmente para o como fazer. Isto é, pela diversidade de tarefas existentes, os profissionais precisam analisar o melhor percurso antes de sair do escritório e enfrentar a burocracia de cartórios e órgãos públicos.

Igualmente, é importante que, salvo emergências, os advogados minimizem o número de ausências do escritório e, se possível, façam com que as medidas coincidam com as datas e horários de audiências. Tudo isso otimiza o tempo consumido pelas atividades.

Sendo assim, você já dispõe do necessário para começar a se organizar e implementar uma gestão de diligências mais eficiente. Coloque o aprendizado em prática imediatamente!

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