Controle de processos judiciais: saiba como otimizar seu dia a dia

A desorganização é um dos grandes vilões do dia a dia de um advogado e pode fazê-lo até mesmo perder os prazos processuais. Assim, para evitar essa situação, é fundamental ter controle de processos judiciais.

Um profissional ou um escritório com um volume considerável de processos deve contar com ferramentas específicas que ajudam no controle da demanda para que o crescimento do negócio jurídico não seja comprometido.

Se você deseja saber como realizar esse controle da maneira correta para otimizar a sua rotina profissional, acompanhe o post que vamos apresentar todos os detalhes. Confira!

Como criar um controle de processos judiciais?

Como vimos, é fundamental ter um controle de processos judiciais para a organização profissional. No entanto, você sabe como criá-lo? Confira o passo a passo!

Registre todas as informações

É fundamental registrar por algum meio físico ou virtual todas as informações obtidas desde o primeiro contato com o consumidor do serviço. No momento do primeiro encontro, é importante registrar dados como nome, número de documentos pessoais, telefone, endereço e e-mail do cliente. Posteriormente, após o ingresso judicial, é preciso registrar todo o controle de processos judiciais e o andamento das ações.

Além disso, é preciso manter os dados dos clientes atualizados, pois há a possibilidade de ele mudar de endereço ou telefone, por exemplo, o que pode dificultar o contato e ocasionar a perda de um prazo importante.

Para ajudá-lo a realizar o registro, é fundamental contar com o auxílio de planilhas, softwares jurídicos ou até mesmo uma agenda, pois todos os métodos garantem que os dados estejam em lugares de fácil acesso e armazenados da maneira correta.

Controle a movimentação processual

Para não perder nenhum prazo, o advogado tem a obrigação de controlar a movimentação processual de todas as ações em que atua.

Para tanto, o profissional pode e deve usar algumas ferramentas a seu favor. Um dos métodos é a utilização do Sistema Push dos Tribunais de Justiça do país, no qual, por meio de um simples cadastro em que é preciso registrar apenas o número do processo e o endereço de e-mail, o advogado passa a receber em sua caixa de mensagens toda a movimentação processual. Por esse método, é possível que até mesmo o cliente acompanhe as ações das quais faz parte.

Também é possível que o profissional utilize softwares jurídicos para realizar todo o acompanhamento processual de forma ainda mais organizada, pois esses sistemas auxiliam na administração de todo o procedimento, uma vez que costumam integrar todas as informações no mesmo local e permitem o seu acesso por meio de diversos dispositivos (até mesmo smartphones).

Estabeleça metas de produção

Para que as suas atividades estejam sempre em dia, um bom advogado precisa saber todo o processo de produção de seu trabalho e estabelecer metas a serem cumpridas de acordo com os prazos processuais.

Assim, o profissional deve dominar todas as etapas do que ele precisa realizar, além de suas datas e o detalhamento das ações — até mesmo para acompanhar as atividades de uma equipe e delegar funções é fundamental conhecer essas informações.

Nesse caso, é imprescindível que o advogado acompanhe de perto todo o andamento dos procedimentos para que o controle de processos judiciais seja realmente eficaz.

Quais são as tendências no controle de processos judiciais?

Agora que você já sabe como criar um controle de processos judiciais, deve ter percebido que é importante contar com o auxílio de alguns métodos e programas para realizar o referido controle de maneira eficaz. Confira quais são as tendências nesse meio!

Softwares jurídicos

Existem diversos softwares jurídicos disponíveis no mercado que têm o objetivo de otimizar e facilitar a gestão de um escritório de advocacia. Alguns deles, além de contar com o importante recurso de controle de prazos, oferecem outras ferramentas e benefícios que facilitam o dia a dia profissional do advogado, como a agilidade para análise dos processos — que é capaz de aumentar a produtividade —, entre outros recursos.

Além disso, não é confiável contar apenas com a sua própria memória, uma vez que esse método pode falhar com mais facilidade do que um programa que foi desenvolvido para tal finalidade.

Quanto mais moderno e robusto for o software, mais benefícios ele entrega para o escritório. Dessa maneira, é importante escolher um que melhor atenda ao controle de seus processos judiciais e garanta a segurança necessária que o ramo exige.

Contar com um software jurídico proporciona agilidade, segurança e comodidade para o profissional, além de otimizar a sua rotina.

Controle de processos dentro do próprio fluxo de trabalho

Ao seguir as dicas que já apresentamos, além de uma maior organização, também é possível obter indicadores de produtividade ao analisar a avaliação das atividades realizadas, os processos que se iniciaram e terminaram durante o período, e o tempo médio de cada procedimento.

Com essas informações, o advogado pode criar o seu próprio controle de processos judiciais, que deve ser visível e bem delimitado. Nesse momento, planilhas ou agendas podem ajudá-lo durante o procedimento, mas, para tanto, é preciso que o profissional seja bem organizado e não deixe de anotar e conferir todas as informações diariamente.

Rotinas para o controle dos processos judiciais

Ao estabelecer uma rotina — como conferir todos os processos pela manhã ao chegar ao escritório —, o risco de o profissional se esquecer de realizar a conferência diária diminui.

Dessa maneira, criar uma rotina bem definida para o controle dos processos judiciais é uma tendência que, além de fazer com que o profissional não se atrapalhe no meio de diversas ações, garante que o advogado entenda e acompanhe diariamente o fluxo de informações sobre ações, cadastro dos clientes e agenda.

Como vimos ao longo do artigo, o controle de processos judiciais, proporciona um ambiente de trabalho mais organizado e otimiza o dia a dia do advogado. Além disso, é uma importante estratégia de mercado para que o profissional conquiste mais clientes.

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