Gestão do tempo: a prática que te ajuda a conquistar objetivos maiores

Diante de profissionais cada vez mais exigidos, a gestão do tempo se tornou uma habilidade fundamental para ser produtivo e conciliar as diferentes áreas da vida, como carreira, qualificação, lazer, descanso e convívio familiar.

No entanto, por não se tratar de uma habilidade técnica, muitas pessoas falham nessa área. Na verdade, em muitos casos, mesmo com horas extras, o responsável não dá conta, e a pilha de tarefas cresce diariamente.

Se você vem enfrentando dificuldades ou simplesmente quer mais tempo livre, continue a leitura deste conteúdo. Ao longo do post, vamos abordar a importância das principais práticas da gestão do tempo!

Qual é a importância da gestão do tempo?

Em “The Personal MBA”, Josh Kauffman classifica o tempo como uma das três moedas universais. Isto é, em qualquer negociação, quer seja com um terceiro, quer seja consigo mesmo, haverá o consumo de certa quantidade de minutos, horas, dias etc.

Esse valor será ponderado com outros dois elementos: flexibilidade e recursos. A primeira é a possibilidade de fazer outra qualquer no lugar da escolha realizada, enquanto o segundo corresponde aos bens envolvidos, como dinheiro, ouro, comida e dispositivos tecnológicos.

Nesse sentido, a gestão do tempo visa encontrar uma combinação ótima e satisfatória entre os três elementos. Ótima porque maximiza os ganhos em relação às perdas, e satisfatória porque o resultado deve facilitar o atendimento de desejos ou necessidades.

O mais interessante é que, em muitos casos, não é preciso realizar grandes sacrifícios de um valor em relação ao outro, pois o erro se encontra na maneira como as atividades são planejadas e executadas.

Quando uma pessoa opta por fazer horas extras, ela imagina que, em troca de recursos, é preciso consumir mais tempo. No entanto, em muitos casos, é justamente consumir mais tempo que gera a necessidade de horas extras.

Resumidamente, o uso de uma estratégia equivocada conduz à baixa produtividade, consequentemente, à pilha de trabalho para o pós-expediente.

Como realizar uma boa gestão do tempo?

Normalmente, a gestão do tempo é dividida em duas partes. De um lado, estão as estratégias para planejar a rotina, do outro, os hábitos a serem criados ou modificados. Neste tópico, abordaremos a primeira parte.

Método GTD

O método GTD, criado por David Allen, visa criar um sistema externo a mente humana para gerenciar o fluxo de trabalho. Com efeito, a mente ficará limpa para focar integralmente no que está sendo realizado. Veja as partes desse sistema!

Coletar (entrada)

Liste tudo o que precisa ser feito e o que mais chamar a sua atenção durante o dia. Assim, salvo algo urgente, as demandas devem aguardar a disponibilização de horário para serem realizadas.

Processar

Entenda o significado e as medidas necessárias em relação aos itens coletados. O ideal é aprofundar os conhecimentos sobre o método ou ler o livro a  “A arte de Fazer Acontecer”, mas, para que você dê os primeiros passos, utilize as opções abaixo:

• lixo: o que pode ser descartado;
• delegar: tarefas transferíveis para terceiros;
• calendário: lista de compromissos, com dia e hora marcados;
• próximas ações: o que precisa ser feito, mas sem horário específico;
• arquivo: o que não demanda ação imediata, mas pode demandar no futuro ou é informação importante a ser armazenada.

Organizar

Insira os itens com data e hora na agenda e crie listas de tarefas. Para tanto, agrupe as próximas ações por contexto ou finalidade, como tarefas no computador, no fórum, no trajeto de casa etc.

Revisar

Retorne à entrada, às próximas tarefas, ao calendário e aos arquivos periodicamente. O segredo é processar os itens coletados diariamente, revisando as demais listas, semanal, quinzenal ou mensalmente.

Executar

Executar as atividades estabelecidas entendendo o significado de cada tarefa e seguindo a organização preestabelecida.

Quadro de horários

Uma segunda maneira de melhorar a gestão do tempo é criar um quadro de horários. A técnica traz uma visão mais abrangente das rotinas. Veja as principais etapas:

Mapear atividades

Liste as atividades do seu dia a dia com os respectivos horários em que são realizadas em uma planilha. Aqui, devem entrar, até mesmo, estimativas de tempo gasto com coisas como olhar e-mails ou mensagens em aplicativos.

Identificar erros

Observe o quadro geral e tente eliminar erros. Exemplos recorrentes são os seguintes:

Retrabalho

Executar duas ou mais vezes algo que só precisaria ser feito uma única vez. Por exemplo, algumas pessoas vão a um estabelecimento, abrem o e-mail ou obtém informações com colegas várias vezes, em vez de agrupar tarefas e executar em um momento específico.

Multitarefas

Tentar executar duas ou mais coisas ao mesmo tempo. Normalmente, isso torna a conclusão do conjunto de tarefas mais demorado, porque é preciso alternar o foco, reelaborar raciocínios, transitar entre locais, páginas e aplicativos, entre outros problemas.

Centralização excessiva

Concentrar excessivamente atividades, realizando o que poderiam, ou deveriam, ser destinadas a outra pessoa. Na verdade, a melhor ferramenta para aumentar a quantidade de trabalho entregue ao final do dia é a liderança, ou seja, coordenar pessoas para atingir os objetivos propostos.

Ausência de prioridades

Deixar o importante e o urgente sem segundo plano. Normalmente, isso está ligado à procrastinação, ou seja, adia-se o que precisa ser feito até o momento em que os riscos de descumprir são concretos e imediatos.

Criar rotinas

Tome um quadro em branco e redistribua as atividades conforme a prioridade, momento apropriado para execução, contexto e tempo necessário, buscando eliminar os erros.

Que hábitos podem contribuir para boa gestão do tempo?

Os hábitos a seguir podem ser bastante úteis, principalmente porque eles dizem respeito ao controle e cumprimento do que foi planejado. Procure desenvolver aqueles que fizerem sentido com a sua rotina.

Anote tudo na agenda

Crie o hábito de anotar todos os compromissos na agenda, bem como lembretes de atividades a serem realizadas no futuro. Assim, realize a gestão de compromissos, inclusive, agrupando atividades próximas, como reuniões em estabelecimentos vizinhos.

Use o Pomodoro

Separe uma quantidade de minutos para concluir uma etapa ou tarefa, no qual dedicará 100% de atenção ao que precisa ser feito. Esse período — cerca de 25 minutos — é intercalado com pequenos intervalos para recuperar o foco ou migrar para outra atividade, no caso de conclusão da primeira.

Elimine distrações

Mantenha distância de aparelhos eletrônicos, páginas de notícias, redes sociais e e-mail no momento de execução. Se possível, utilize um aplicativo para bloquear sites não relacionados ao trabalho.

Determine um horário para responder e-mails e mensagens

Agende a leitura de e-mails e mensagens para horários específicos do dia, evitando o hábito de verificar constantemente os meios de comunicação.

Nesse caso, a periodicidade deve, no mínimo, respeitar os intervalos da técnica Pomodoro, mas pode ser maior para quem não recebe demandas urgentes a todo o momento.

Use a tecnologia

Utilize softwares de gestão, plataformas de educação a distância, videoconferências, aplicativos de produtividade, checklists e outras tecnologias para gastar menos tempo com deslocamentos, tarefas repetitivas, pesquisa e armazenamento de informações.

Com essas dicas, você vai melhorar significativamente a gestão do tempo, conciliando as diferentes dimensões da vida com mais naturalidade. Coloque-as em prática e colha os benefícios!

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