Veja essas 6 dicas de como otimizar a sua rotina de trabalho

As tarefas costumam acumular na sua mesa e faltam horas no dia para terminá-las? Geralmente, essa situação demonstra que há deficiência na gestão do tempo. Para evitar atrasos na entrega de projetos, é preciso otimizar a rotina de trabalho.

Para tanto, você pode adotar algumas práticas no dia a dia que vão contribuir para ter mais foco nas atividades, produzir mais e melhor. Quer conhecer essas estratégias? É só continuar a leitura!

1. Tenha organização e planejamento

Procure manter seu ambiente de trabalho organizado. Isso evita que você perca tempo procurando documentos e materiais de uso diário. Imagine se chamarem você para uma reunião urgente e não encontrar caneta e material para anotação?

Ao deixar a estação de trabalho em ordem, você terá mais tranquilidade para desempenhar as tarefas e encontrar tudo que precisa. Para isso, procure separar arquivos impressos em pastas devidamente identificadas com datas, nomes ou números de processos e prazos de vencimento de determinado contrato (se esse for o seu caso).

Para complementar, é possível criar uma lista no Excel para indicar em qual armário e pasta está determinado documento. Se você tiver subordinados, oriente-os para que mantenham os documentos na sequência em que forem deixados. Assim, sempre que alguém precisar fazer uma consulta, será fácil encontrar as informações.

Por fim, planeje um dia da semana para organizar os novos documentos que surgirem. Dessa maneira, os arquivos não ficarão acumulando na sua mesa de trabalho.

2. Priorize atividades

Faça uma lista das tarefas que precisam ser realizadas no dia e crie um planejamento para a semana. Você terá muitas reuniões na terça-feira? Então, é recomendável que, na quarta-feira, você tenha tempo para desempenhar outras atividades no escritório.

Com isso, você evitará que as tarefas burocráticas acumulem em sua mesa e poderá cumprir os prazos de entrega. Procure iniciar pelas atividades de maior urgência e depois passe para as que possuem um prazo maior. Ao fazer isso, você conseguirá atingir os objetivos, garantir melhores resultados e se destacar profissionalmente.

3. Estabeleça metas e estratégias para manter o foco

Manter a atenção nas atividades que precisam ser executadas é essencial para que você consiga otimizar a rotina de trabalho. Portanto, o primeiro passo é estabelecer metas a serem alcançadas na semana e no mês.

Com isso em mente, determine as ações que contribuirão para que você atinja os objetivos e consiga cumprir com a sua lista de tarefas. Para manter o foco necessário para exercer a função com eficiência, procure realizar uma atividade por vez. Essa atitude evita que você inicie vários projetos e não conclua nenhum.

4. Evite a procrastinação para otimizar a rotina de trabalho

Aquela velha história de “deixar para depois” só prejudica a produtividade. Por isso, é essencial evitar a procrastinação de tarefas complexas. Isso faz com que acumulem atividades em sua mesa e você perca o prazo de entrega.

Por exemplo: digamos que uma pessoa que trabalhe com licitação resolva procrastinar a elaboração do edital. Isso atrasará todo o processo, desde a escolha do vencedor até o início dos trabalhos da empresa contratada.

Portanto, se surgir vontade de procrastinar uma atividade, procure lembrar-se de todos os prejuízos que essa atitude poderá provocar. Quer ter sucesso no trabalho e buscar uma melhor colocação profissional? Atrasar os prazos só prejudicará a sua imagem perante os gestores.

5. Faça uma boa gestão do tempo

Quantas vezes você consulta suas redes sociais durante o expediente? Você já somou quanto tempo perde ao fazer isso? Não adianta reclamar da falta de tempo para desempenhar as atividades e passar horas no Facebook. Fazer a gestão das horas é essencial para otimizar a rotina de trabalho e ser produtivo. Por isso, procure eliminar as situações que provocam distrações e tiram o seu foco.

Solicite aos seus amigos e parentes que não liguem para você durante o expediente. Por mais simples que isso possa parecer, atender ao telefone para assuntos pessoais tira a atenção da atividade que está em execução e faz com que você precise de mais tempo para retomar o foco.

Para ter mais facilidade na gestão do tempo é possível utilizar ferramentas tecnológicas que monitoram o período utilizado para cada atividade. O Rescue Time, por exemplo, verifica até mesmo quanto tempo foi usado para realizar a leitura de e-mails. Com isso, você conseguirá identificar o que precisa ser melhorado na sua rotina para ter mais produtividade. 

Já o My Minutes é um aplicativo que ajuda a gerenciar melhor o tempo. Nele, é possível estabelecer um limite de horário para concluir determinada atividade. Sendo assim, ele é um excelente aliado para evitar procrastinações e distrações.

Ele inclusive emite um alerta caso esteja acabando o tempo para executar determinada atividade. Se ela for concluída antes do prazo estabelecido, o usuário ainda recebe um elogio da ferramenta. Uma excelente maneira de ter mais motivação para trabalhar, não é mesmo? O aplicativo está disponível tanto para iOS como para Android.

6. Cuide da sua vida pessoal

A produtividade no trabalho também é prejudicada quando o indivíduo não cuida bem do seu corpo e da mente. Dormir poucas horas, por exemplo, faz com que a pessoa fique cansada para desempenhar as atividades no dia seguinte. Por isso, é fundamental manter a qualidade do sono.

Além disso, acordar um pouco mais cedo em relação ao horário de costume também favorece para que você tenha mais disposição para o trabalho. Para complementar, procure tomar um café da manhã reforçado para ter energia para desempenhar todas as tarefas.

Se for possível, procure inserir alguma atividade física na sua rotina. Pode ser uma caminhada, corrida ou um passeio de bicicleta. Isso contribuirá para que sua mente consiga relaxar, além de melhorar a respiração e a circulação sanguínea.

Somado a isso, você também pode separar um tempo na semana para passear com a família ou encontrar os amigos. A vida social influencia a disposição, bem-estar e felicidade. Como consequência, você terá muito mais produtividade no trabalho. Lembre-se do ditado: “mente sã, corpo são”. 

Ao seguir essas dicas, será muito mais fácil otimizar a rotina de trabalho e ter mais produtividade. Este artigo foi útil para você? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais favoritas! Assim, outras pessoas poderão aprender com ele!