Método GTD: saiba como aplicar e melhorar a sua organização

O método Getting Things Done (GTD) é uma alternativa para os profissionais sobrecarregados, especialmente aqueles que conciliam demandas de carreira, família e educação. A ferramenta cria um sistema para organizar, controlar e executar tudo o que precisa ser feito com princípios que otimizam tempo e esforço.

Embora já tenham mais de uma década, as técnicas apresentadas por David Allen permanecem atuais. Vivemos em um mundo em que a exigência por desempenho, produtividade e capacitação é contínua, e a boa gestão de tarefas é fundamental para lidar com os desafios.

Sendo assim, se você busca uma forma de otimizar tempo e energia, continue a leitura deste post para conhecer o método GTD e ganhar ferramentas indispensáveis para lidar com a sobrecarga profissional!

O que é o método GTD?

A ferramenta surgiu em 2001, no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” — no Brasil, “A Arte de Fazer Acontecer: Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse (Editora Sextante)”. 

Esse manual apresenta um método a partir das técnicas aplicadas pelo instrutor de produtividade David Allen em anos de experiência em treinamentos para indivíduos e empresas.

O ponto central é criar um sistema fora da mente para gerir todas as pendências e, assim, permitir que a atenção seja direcionada apenas para o que precisa ser realizado no momento. O autor chama esse estágio de “mente fluida como a água” — e muitas vezes as pessoas fazem uma analogia com o ato de liberar a memória RAM do computador.

É interessante notar que o método GTD evoluiu bem. Na primeira edição, o principal modelo de trabalho eram as listas de anotações e agendas físicas — utilizadas para diferenciar e gerenciar tarefas. Hoje, a tecnologia traz diversos recursos para otimizar e facilitar o compartilhamento de informações, simplificando a aplicação da ferramenta.

Como a ferramenta funciona?

Seja simples, como a vontade de tomar sorvete, seja complexo, como um projeto decisivo para a carreira profissional, quando algo não recebe um direcionamento claro, a mente se ocupa por um longo período, consumindo energia e gerando estresse.

O problema se agrava se pensarmos no volume de obrigações que temos hoje. Educação, carreira, família e amigos geram demandas a todo momento, e nossa mente pode rapidamente ficar sobrecarregada, até mesmo com riscos à saúde, estresse e síndrome de burnout. Essas atribuições podem ser classificadas em três grupos:

Atividades não planejadas

Corresponde aquilo que surge no dia a dia e que precisa ser realizado imediatamente. Por exemplo, se o chefe solicita uma informação, o colaborador para o que está fazendo e cumpre a ordem.

Atividades predefinidas

São as ações planejadas, como compromissos ou listas de tarefas. 

Atividades a serem definidas

Consiste no que ainda não foi planejado e demanda um andamento.

O papel da gestão de tarefas não é apenas organizar as atividades, mas permitir a troca entre os diferentes tipos. Se você está trabalhando e aparece uma urgência, deve ser possível parar, lidar com o problema e retomar a rotina, sempre com controle do progresso realizado.

Com o GTD, a ideia é criar um plano para cada coisa, ainda que seja simples como “olhar mais tarde”. Isso fecha os assuntos e impede que eles ocupem a nossa atenção quando não podemos trabalhar neles.

Como aplicar o método GTD?

O método GTD é composto de etapas — que vão desde como receber e entender as demandas até a sua realização. Ao longo de um ciclo, tudo o que chamou a atenção durante o dia recebe um significado e um direcionamento. Assim, a mente humana não fica sobrecarregada e pode focar no agora.

As etapas podem variar de nome conforme a tradução ou enfoque, mas geralmente são cinco: 

Capturar

Anote as coisas que chamarem a sua atenção no dia a dia, como demandas de trabalho, informações, ideias, desejos e obrigações. Você pode utilizar o e-mail, aplicativos de celular, cadernos, agendas, blocos de notas, entre outros, e o meio escolhido funcionará como uma caixa de entrada.

Processar

Entenda o significado de cada item da caixa de entrada e transfira para a lista mais adequada. No livro, o autor apresenta as possibilidades abaixo:

• item não demanda ação;
  • referência: é algo que tem valor enquanto informação para um projeto;
  • lixo: não tem valor nenhum, é descartável;
  • algum dia/talvez: desejos, insights e aspirações que não podem ser tocadas agora.
• item demanda ação;
  • execução imediata: tudo o que levar menos de 2 minutos;
  • delegação: o que exige ação de terceiro;
  • adiamento: os demais itens;
    • próximas ações: listas de medidas que não tem uma data específica para serem realizadas;
    • agenda: compromissos, ou seja, atividades com data e hora marcada.

Todas as pendências que demandarem várias ações devem ser estruturadas como projetos, dentro dos quais medidas específicas serão desdobradas. Por exemplo, entregar uma planilha é um projeto, porque demanda pesquisa, separação de dados, criação de fórmulas, inserção de informações, formatação, revisão e entrega.

Organizar

Agrupe itens em comum dentro das listas principais. Por exemplo, você pode juntar tudo o que for destinado ao mesmo contexto, como as compras do supermercado, o trabalho no computador ou as delegações para uma mesma pessoa.

Um ponto importante é que os projetos podem ter uma gestão de tarefas interna, principalmente quando são longos. Imagine uma obra: é recomendável concentrar todas as informações em uma única pasta física ou eletrônica.

Revisar

Destine horários na agenda para cuidar do sistema. Normalmente, cada lista tem a sua periodicidade, enquanto a de entrada deve receber uma revisão diária, a de “algum dia/talvez” pode esperar uns meses, por exemplo. Além disso, é importante atualizar o andamento dos projetos e monitorar as delegações.

Executar

Cumpra os compromissos conforme a agenda e execute as próximas ações assim que houver tempo disponível. Os itens sem data específica costumam receber andamento conforme a prioridade, o tempo e a energia disponíveis, além de, por vezes, serem interrompidos pelas emergências.

Por fim, considere o método GTD como uma competência profissional. No início, assim como outras habilidades, é preciso se esforçar para que gradativamente os comportamentos se tornem automáticos e o sistema flua com naturalidade.

Quer saber mais sobre como gerir suas tarefas? Aproveite e confira 7 dicas de organização para não perder o ritmo dos estudos e conheça as práticas específicas para ter uma boa rotina de aprendizado!