Saiba quais as 7 atividades de um assistente administrativo

As diversas áreas da Administração oferecem muitas oportunidades no mercado de trabalho, tanto em cargos de chefia quanto de assistente. Juntos, esses profissionais exercem funções imprescindíveis para o sucesso de uma empresa. Diante disso, vale a pena entender quais são as atividades de um assistente administrativo e o que é necessário para seguir carreira nesse ramo.

Assim, você pode se preparar para ingressar nesse meio com uma qualificação que realmente dê acesso aos melhores postos de trabalho. Afinal de contas, a competitividade do mercado exige que os profissionais busquem se capacitar cada vez mais se quiserem conquistar uma posição de destaque.

Então, você tem interesse em conhecer as atividades de um assistente administrativo? Neste post, preparamos uma lista com as principais, além de trazermos outras informações sobre essa profissão. Acompanhe!

Qual é a diferença entre assistente e auxiliar administrativo?

É comum que as pessoas confundam o cargo de assistente administrativo com o de auxiliar administrativo, mas o fato é que não é nada difícil diferenciá-los. Isso porque a principal distinção entre eles está no nível de responsabilidade atribuído a cada um para o funcionamento da empresa.

Enquanto as atividades de um assistente administrativo são mais complexas e demandam conhecimentos específicos de Administração, as executadas por um auxiliar são bem mais simples. Por esse motivo, o assistente ocupa uma posição acima do auxiliar dentro da hierarquia de cargos da organização.

Quais são as principais atividades de um assistente administrativo?

Para você entender melhor do que se trata o cargo de assistente administrativo, listamos as principais atividades que fazem parte da rotina desse profissional. Confira!

1. Organização da agenda

Uma rotina organizada faz toda a diferença para que a empresa tenha um fluxo de trabalho eficiente, e o controle da agenda dos gestores é parte fundamental disso. Horários e locais de reuniões e eventos, viagens de trabalho, horários de ligações e muitos outros compromissos profissionais precisam ser planejados para que tudo se encaixe perfeitamente.

Manter tudo isso em ordem é justamente uma das tarefas que um assistente administrativo pode executar dentro da empresa. Desse jeito, o profissional pode ser considerado até mesmo uma espécie de braço direito dos gestores no dia a dia.

2. Envio e recebimento de documentos

Toda empresa lida com muitos documentos todos os dias, tanto interna quanto externamente. Logo, uma das atividades de um assistente administrativo é acompanhar essa movimentação, registrando todas as saídas e entradas de documentação e assegurando que os envios sejam feitos de forma segura, especialmente quando se trata de documentos físicos, que podem ser facilmente extraviados.

3. Organização de arquivos

Muitos documentos e outros papéis da empresa também precisam ser organizados em um arquivo, tudo de acordo com o respectivo setor . No departamento de Recursos Humanos, por exemplo, fichas de funcionários, contratos de trabalho, registros de acidentes de trabalho, folhas de ponto, termos de rescisão e comprovantes de pagamentos são apenas alguns dos documentos que devem ser arquivados.

Além de organizar esses arquivos, o assistente administrativo pode controlar a retirada de documentos para eventual consulta, de modo a manter um registro atualizado de toda a papelada. As condições do local de armazenamento são outro aspecto a ser observado.

4. Emissão e controle de notas fiscais

Essa é mais uma das atividades de um assistente administrativo com grande importância na empresa. Isso porque cumprir as obrigações fiscais é essencial para que um negócio evite problemas com a fiscalização, que não só atrapalham o crescimento da empresa como também podem levar ao encerramento das suas atividades.

Nesse cenário, o assistente administrativo tem a função de emitir notas fiscais e conferir as notas que chegam, verificando se não há alguma inconsistência. Pode, ainda, conferir livros fiscais e o recolhimento de impostos.

5. Controle das contas

O controle das finanças é uma das ações burocráticas mais recorrentes em qualquer empresa. É necessário elaborar relatórios de custos, de despesas, de lucros, realizar cobranças, registrar entradas e saídas de dinheiro, entre outras atividades que um assistente administrativo qualificado é capaz de executar.

6. Atendimento

O profissional também pode atuar no atendimento a fornecedores e outros tipos de público que procuram a empresa. No caso dos fornecedores, o assistente administrativo fica encarregado de receber e verificar as mercadorias que chegam, além de conferir e lançar as notas fiscais nos registros da empresa, como já mencionamos, e acompanhar o armazenamento dos produtos.

7. Realização e atualização de cadastros

As empresas lidam com muitos dados de fornecedores, produtos e clientes constantemente, o que significa que os cadastros precisam se manter atualizados para que não se perca tempo ao utilizar uma informação defasada. Nesse sentido, uma das atividades de um assistente administrativo é cuidar dos cadastros, inclusive quando há cancelamentos e renovações de contratos com empresas parceiras e clientes.

Em quais setores esse profissional pode atuar?

Como você pode notar com as atividades que listamos, um assistente administrativo consegue atuar nos mais diversos departamentos de empresas de grande, médio e pequeno porte. Os setores comercial, logístico, financeiro, operacional e de RH são apenas alguns exemplos.

Por realizar atividades que são necessárias em qualquer empresa, esse profissional conta com a vantagem de poder encontrar oportunidades em qualquer segmento do mercado. Independentemente do ramo de atuação, as atividades burocráticas do setor administrativo de organizações públicas e privadas têm bastante em comum.

Quais são os conhecimentos necessários para seguir essa carreira?

Não é obrigatório ter uma formação específica para ocupar um cargo de assistente administrativo. Mesmo assim, é preciso ter conhecimentos sobre como funciona a administração de uma empresa, como lidar com documentação e arquivamento, elaborar relatórios e cadastros, entre outros procedimentos burocráticos.

Assim, as pessoas com formação no curso de Administração têm muito mais preparo para realizar as atividades de um assistente administrativo. Consequentemente, também encontram mais e melhores oportunidades no mercado de trabalho, inclusive com boas chances de continuar crescendo na carreira.

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